Sygn. akt ZSPU.421.1.2018
Decyzja
Na podstawie art. 105 § 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego ( Dz. U. z 2018 r., poz. 2096 z późn. zm.) oraz art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych ( Dz. U. 2018 r. poz. 1000 z późn. zm.),
po przeprowadzeniu postępowania administracyjnego w sprawie przetwarzania danych osobowych przez Burmistrza G.,
umarzam postępowanie w niniejszej sprawie.
Uzasadnienie
Upoważnieni przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych kontrolujący przeprowadzili u Burmistrza G. kontrolę zgodności przetwarzania danych osobowych z przepisami o ochronie danych osobowych, tj. z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) ( Dz. Urz. UE L 119 z 4.05.2016 , str. 1 oraz Dz. Urz. UE L 127 z 23.05.2018 , str. 2) oraz ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych ( Dz. U. z 2018 r., poz. 1000 z późn. zm). Zakresem kontroli objęty został sposób prowadzenia i zabezpieczenia przez Burmistrza G. rejestru mieszkańców. W toku kontroli odebrano od pracowników Urzędu Miejskiego w G. ustne wyjaśnienia, skontrolowano system informatyczny służący do przetwarzania danych osobowych oraz dokonano oględzin pomieszczeń, w których odbywa się przetwarzanie danych osobowych. Stan faktyczny został szczegółowo opisany w protokole kontroli, który został podpisany przez Burmistrza G.
Na podstawie tak zgromadzonego materiału dowodowego ustalono, że w procesie przetwarzania danych osobowych, Burmistrz G., jako administrator danych, naruszył przepisy o ochronie danych osobowych. Uchybienia te polegały na:
1
Opracowaniu w Urzędzie Miejskim w G. klauzuli informacyjnej dla osób realizujących obowiązek meldunkowy, która nie zawierała wszystkich informacji określonych w art. 13 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych, w szczególności informacji o wszystkich odbiorcach danych oraz okresie przechowywania danych. Ponadto, w klauzuli nie wskazano, które z wymienionych celów przetwarzania danych były realizowane przez Burmistrza G. oraz nie wskazano skutków niepodania danych osobowych.
2
Nieujęciu w rejestrze czynności przetwarzania danych osobowych prowadzonym w Urzędzie Miejskim w G. informacji o wszystkich odbiorcach danych osobowych przetwarzanych w związku z prowadzeniem rejestru mieszkańców. Ponadto, nie został wskazany konkretny termin usunięcia danych przetwarzanych w związku z prowadzeniem rejestru mieszkańców, a ujęty w rejestrze planowany termin usunięcia danych przetwarzanych w tym samym celu, a jedynie za pomocą innego narzędzia, nie został określony w sposób spójny.
3
Nieprowadzeniu ewidencji udostępnień z archiwum zakładowego dokumentacji zawierającej dane osobowe przetwarzane w ramach rejestru mieszkańców.
4
Udostępnianiu dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym jedynie do wglądu pracownikom komórek organizacyjnych Urzędu Miejskiego w G. bez wypełniania karty udostępniania akt.
W związku z powyższym w dniu (…) listopada 2018 r. Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych wszczął z urzędu postępowanie administracyjne w celu wyjaśnienia okoliczności niniejszej sprawy (sygn. pisma (…)).
Pismem z dnia (…) grudnia 2018 r., nr (…) oraz pismem z dnia (…) grudnia 2018 r., nr (…), Burmistrz G. przesłał wyjaśnienia w zakresie stwierdzonych uchybień oraz pozostałe dowody potwierdzające ich usunięcie, z których wynika, że:
Klauzula informacyjna dla osób realizujących obowiązek meldunkowy została uzupełniona o informacje o celach przetwarzania danych, odbiorcach danych, okresie przechowywania danych oraz o podstawie podawania danych i skutkach ich niepodania. Zmodyfikowana klauzula została przekazana do stosowania Kierownikowi Urzędu Stanu Cywilnego, który został upoważniony przez Burmistrza G. do prowadzenia rejestru mieszkańców w Urzędzie Miejskim w G.
W rejestrze czynności przetwarzania ujęto wszystkich odbiorców danych oraz określono planowany termin usunięcia danych osobowych przetwarzanych w związku z prowadzeniem rejestru mieszkańców.
Pismem okólnym (…) Burmistrza G. z dnia (…) września 2018 r. wprowadzona została Instrukcja udostępniania dokumentacji przechowywanej w Archiwum Zakładowym Urzędu Miejskiego w G. W ramach przyjętej procedury wdrożono kartę udostępnienia akt oraz założono ewidencję udostępniania materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej, co zapewnia kontrolę administratora danych, tj. Burmistrza G., nad procesem udostępniania danych osobowych zgromadzonych w archiwum w związku z prowadzeniem rejestru mieszkańców.
Po zapoznaniu się z całością zgromadzonego w sprawie materiału dowodowego, Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych zważył, co następuje:
W świetle złożonych przez Burmistrza G. wyjaśnień oraz załączonych pozostałych dowodów należy uznać, że stwierdzone w toku kontroli uchybienia w procesie przetwarzania danych osobowych zostały usunięte.
Stosownie do art. 105 § 1 Kodeksu postępowania administracyjnego, gdy postępowanie z jakiejkolwiek przyczyny stało się bezprzedmiotowe w całości albo w części, organ administracji publicznej wydaje decyzję o umorzeniu postępowania odpowiednio w całości albo w części. Przesłanką umorzenia postępowania, na podstawie art. 105 § 1 Kodeksu postępowania administracyjnego jest bezprzedmiotowość postępowania „z jakiejkolwiek przyczyny” , czyli z każdej przyczyny powodującej brak jednego z elementów materialnego stosunku prawnego w odniesieniu do jego strony podmiotowej lub przedmiotowej (wyrok NSA z dnia 21 stycznia 1999 r., SA/Sz1029/97).
W toku postępowania usunięte zostały uchybienia w procesie przetwarzania danych osobowych, stanowiące przedmiot postępowania i dlatego należało je umorzyć.
Wobec powyższego, Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych rozstrzygnął, jak w sentencji.
